Formación en entidades sociales: ¿cuándo merece la pena tener plataforma propia?

Si trabajas en una entidad social, seguramente esta escena te suena. Entra una persona voluntaria nueva y alguien del equipo se sienta con ella una hora para explicarle el proyecto, el protocolo de protección a la infancia, cómo se registran las intervenciones y a quién se avisa si algo se complica. Va bien. Se hace con cariño. Y tres meses después hay que hacerlo otra vez, desde cero, con otra persona. Y luego otra.

Multiplicad eso por las sedes, por el equipo contratado, por los cursos que dais a las personas a las que acompañáis, y os sale una de esas tareas invisibles que no aparece en ninguna memoria anual pero se come las tardes de alguien. Y en un sector donde las entidades siguen siendo mayoritariamente pequeñas y de proximidad, con casi la mitad por debajo de seis personas remuneradas, esa tarde de alguien es un recurso muy escaso.^[1]

Que conste: no os estamos diciendo que lo estéis haciendo mal. La formación cara a cara del tercer sector suele ser buenísima, precisamente porque la da quien conoce el terreno. Lo que os proponemos es mirar qué parte de ese esfuerzo se puede dejar preparada una vez y reutilizar muchas, para que el tiempo del equipo se vaya a lo que solo puede hacer una persona: acompañar, resolver dudas y ajustar. Es la misma pregunta de fondo que nos hacíamos al repasar si el tercer sector está preparado para la inteligencia artificial: antes de elegir herramienta conviene saber de qué punto partís.

Formar no siempre es opcional

Antes de hablar de herramientas conviene poner sobre la mesa algo que muchas entidades ya sabéis, aunque no siempre esté ordenado en un sitio.

Si tenéis personas contratadas, la ley de prevención de riesgos laborales obliga a garantizar que cada persona reciba formación suficiente y adecuada en materia preventiva: al incorporarse, al cambiar de funciones y de forma periódica. Dentro de la jornada y sin coste para ella.^[2]

Si trabajáis con voluntariado, la ley del voluntariado reconoce a las personas voluntarias el derecho a recibir la formación necesaria para desarrollar su actividad. Es un derecho suyo y, por tanto, una responsabilidad vuestra.^[3]

Y luego está todo lo que se ha ido acumulando estos años: la concienciación en protección de datos, que la Agencia Española de Protección de Datos considera una medida organizativa exigible^[4]; la formación asociada al canal interno de denuncias si superáis las cincuenta personas en plantilla^[5]; los requisitos reforzados de las entidades que trabajan con infancia^[6].

Nada de esto es nuevo. Lo que suele faltar no es la formación en sí, sino poder demostrar que se hizo, cuándo y a quién. Y eso, cuando llega una auditoría o una subvención con justificación técnica, se convierte en un problema de papeles.

El dinero para formar quizá ya lo estáis pagando

Este punto sorprende a mucha gente, así que lo decimos claro: si vuestra entidad tiene personas contratadas en el Régimen General, cada mes estáis cotizando por formación profesional. Ese dinero se convierte en un crédito anual que podéis recuperar bonificando los cursos en las cuotas de la Seguridad Social.^[7]

Para las entidades más pequeñas hay un crédito mínimo garantizado de 420 euros al año, sin necesidad de cofinanciar. No es una fortuna, pero es dinero vuestro. Y las entidades de menos de cincuenta personas pueden acumular lo que no gasten durante los dos ejercicios siguientes, comunicándolo antes del 30 de junio.^[7]

El problema es que ese crédito se pierde. De casi 1,7 millones de empresas y entidades que podían formar en 2024, solo lo hizo alrededor del 20 %, y entre las de menos de diez personas la participación baja al 15 %.^[8] Cada 31 de diciembre, mucha formación que estaba pagada se queda sin hacer.

Un matiz importante para no llevarse un chasco: si queréis bonificar formación a distancia, la plataforma que uséis tiene que cumplir requisitos concretos de seguimiento, tutorización y trazabilidad.^[9] Una carpeta compartida con vídeos no sirve. Un aula virtual bien montada, sí.

¿Y lo que ya tenéis, hasta dónde llega?

Buena pregunta, porque casi nadie parte de cero. Igual tenéis un Moodle que montó hace años una persona voluntaria con perfil informático. Igual usáis Google Classroom, o Teams con las licencias donadas. Igual tenéis un aula virtual que se estrenó con mucha ilusión para un proyecto concreto y ahí sigue, a medio gas.

Nada de eso es un fracaso. Al contrario: ya sabéis qué contenidos tenéis, qué se usa de verdad y qué no funcionó. Eso es información que no tiene quien empieza de cero.

La pregunta entonces no es si necesitáis una plataforma, sino si tiene sentido pasar de lo que tenéis a un servicio con coste. Y ahí hay señales bastante claras:

• El mantenimiento recae en alguien que no debería cargar con eso. Una persona voluntaria que actualiza el Moodle los sábados, o la única persona del equipo que sabe entrar al panel de administración. Cuando esa persona se va, se va la plataforma.
• La instalación lleva tiempo sin actualizar. Aquí no es una cuestión de comodidad: una plataforma desactualizada es un riesgo de seguridad, y más si dentro hay datos de personas en situación de vulnerabilidad.
• Necesitáis bonificar por Fundae y vuestra instalación no da los informes. Es el motivo más frecuente para dar el salto, porque el requisito no es negociable.
• Se cae y no hay a quién llamar. Un martes por la mañana, con veinte personas conectadas.
• Las herramientas gratuitas se han quedado pequeñas. Classroom y Teams resuelven bien la formación sencilla, pero no están pensados para gestionar colectivos muy distintos, certificados, itinerarios o justificación ante financiadores.

Merece la pena saber que Moodle es software libre: no tiene coste de licencia, ni cuando lo montáis vosotros ni cuando lo aloja un proveedor. Lo que se paga no es el programa, es que alguien se ocupe: alojamiento, actualizaciones, copias de seguridad, soporte, desarrollos. Y como los contenidos son exportables, migrar no significa empezar de nuevo: se puede llevar lo que ya tenéis.

Si vuestra instalación está al día, alguien la mantiene con tiempo realmente asignado para ello y os resuelve lo que necesitáis, no toquéis nada. Pero si alguna de esas señales os ha sonado, merece la pena mirar qué cambia al otro lado.

Qué cambia cuando la formación tiene un sitio propio

Una plataforma de formación online es, en esencia, un sitio donde vive la formación. Cursos, accesos, materiales, quién ha hecho qué y cuándo, certificados. En vez de repartido entre correos, un Drive, una carpeta y la memoria de dos personas.

Para una entidad social lo interesante es que suele haber tres públicos muy distintos que hoy se atienden por caminos separados:

• El equipo contratado, con la formación obligatoria y la que necesita para crecer profesionalmente.
• El voluntariado, que rota, que entra en momentos distintos del año y que muchas veces solo necesita una acogida clara y bien hecha antes de empezar.
• Las personas beneficiarias de vuestra acción social, cuando la formación es parte del propio programa: empleabilidad, competencias digitales, alfabetización, acompañamiento.

Poder tener a los tres colectivos en un mismo entorno, con contenidos y permisos diferenciados, es lo que evita montar tres sistemas paralelos. Y tiene un efecto secundario nada menor: la trazabilidad deja de ser un ejercicio de arqueología documental.

Cinco preguntas para cualquier proveedor

Si llegáis a ese punto, estas preguntas os ahorrarán disgustos. Valen para cualquier empresa, no solo para la que os presentemos nosotros.

1. ¿La plataforma cumple los requisitos legales para bonificar por Fundae?^[9] Pedid que os lo concreten en trazabilidad, tutorización e informes, no un «sí» genérico.
2. ¿Dónde estarán alojados los datos y con qué garantías de RGPD? Especialmente si vais a manejar datos de personas en situación de vulnerabilidad.
3. ¿Hay soporte en castellano y en vuestro horario? Suena obvio hasta que tenéis la plataforma caída un martes por la mañana y el chat responde en inglés al día siguiente.
4. ¿Qué pasa si os queréis marchar? Si la base es Moodle, los contenidos son exportables. Preguntarlo antes de firmar, no después.
5. ¿Qué cubren exactamente las ayudas que os mencionen? Los créditos cloud para entidades sin fines de lucro financian consumo de servicios en la nube, no licencias ni horas de consultoría, y el importe depende del tramo que os corresponda.^[10] Merece la pena tenerlo claro antes de hacer números.

Lo que de verdad se está decidiendo

Al final, esto no va de plataformas. Va de que la persona voluntaria que entra en octubre llegue a su primer día sabiendo lo que tiene que saber, y no aprendiendo a golpes. Va de que quien lleva quince años en la entidad no tenga que repetir por enésima vez la misma explicación. Va de que el conocimiento que habéis acumulado con los años no se vaya cuando se va la persona que lo tenía en la cabeza.

Eso es lo que está en juego. La tecnología, si acompaña, bienvenida sea.

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Próximamente: en octubre organizamos junto a iTopTraining un encuentro online para hablar de esto con más calma, con ejemplos de entidades que ya lo han hecho. (Fecha e inscripción por confirmar.)

Desde el equipo de Innovación Solidaria, seguimos a vuestra disposición para apoyaros en vuestro camino hacia la transformación digital. Podéis contactarnos si tenéis alguna duda, en el formulario de contacto o en hola@innovacionsolidaria.org

Este contenido se publica en el marco de una colaboración editorial con iTopTraining, empresa especializada en plataformas de formación online. Los criterios y recomendaciones son de Innovación Solidaria.